Iroda a szövegszerkesztőn túl

2018.11.26

Számos technológiai cég reklámozza megoldásait a digitális transzformáció jegyében de ez korántsem jelenti azt, hogy a fejlődés megvásárolható. Kétségkívül segít, ha egy vállalkozás modern eszközöket üzemeltet, de a legfontosabb az innovatív gondolkodás – akár még az irodai programcsomagok terén is. A magyar KKV-k számára elérhető irodai megoldásokról kérdeztük Katona Tamást, a T-Systems felhőszolgáltatás-portfolió menedzserét.

Bár valamilyen irodai programcsomagot – tipikusan Microsoft Office-t  – és levelezést a hazai kis és középvállalkozások többsége használ, munkamódszereiket és folyamataikat a legtöbbször mégsem igazítják a ma bárki számára elérhető lehetőségekhez - mondja Katona Tamás, a T-Systems felhőszolgáltatás-portfolió menedzsere.

Kis lépéssel nagy előnyhöz juthatnak a vállalkozások például, ha a dobozos irodai programokhoz képest sokkal több funkciót biztosító felhő alapú szoftverszolgáltatás-csomagra fizetnek elő. Az Office 365 bármely böngészőből biztonságosan elérhető, így a munkavégzés nem korlátozódik a munkaidőre és a munkahelyre, a dolgozók sokkal rugalmasabban választhatják meg, hol és mikor végzik el feladataikat. A közös szerkesztési, tárhely- és megosztási funkciókat használva az egyéni munkavégzésről az együttműködésen alapuló munkavégzésre lehet átállni.

Az O365-ben a Teams kínál egységes és intuitív megoldást minderre: egy-egy témakörre vagy akár egy projektre könnyen lehet csapatot kialakítani. A csapat tagjai aztán a Teams-en keresztül tarthatják a kapcsolatot, csetelhetnek, video-konferenciázatnak egymással, megoszthatják és közösen szerkeszthetik a dokumentumokat (észrevétlenül beépített vírusvédelem, változáskövetés valamint hozzáférés- és jogosultságkezelés mellett). Ha valakit utólag vesznek fel egy csoportba, akkor is látja az összes előzményt és kapcsolódó dokumentumokat - ellentétben azzal, amikor a kommunikáció emailben zajlik. Nincsenek többé számtalan verzióban, emailben keringő vázlatok, lemaradt csatolmányok, a címzésből kifelejtett személyek – minden egy helyen, kereshetően és átláthatóan megtalálható a Teams-csoportban. Az ügyfeleket vendégmeghívóval lehet bevonni a számukra dedikált Teams csoportba, így ez egy közvetlen és személyes ügyfél kapcsolattartási felületté válhat, ahol minden és mindenki könnyen elérhető – érzékelteti az előrelépés területeit a T-Systems szakembere.

Sok cég keres megoldást projektmenedzsmentre, folyamatok kezelésére, vagy erőforrások megosztására: ezek is megtalálhatóak a legnépszerűbb O365 csomagokban. Néhány példa: A Teamsbe integrálható Planner alkalmazás diagramokkal segíti a feladatok kiosztását, projektek állapotának követését. A Bookings felülettel bárki számára nyitott időpont-foglalási rendszert lehet kialakítani, az O365 Vállalati Prémium csomagban megtalálható Outlook Customer Manager pedig a kisebb cégek alapvető CRM szükségleteit is megoldja.

Ahol komolyabb biztonsági igények merülnek fel, további felhőszolgáltatások állnak rendelkezésre. Az O365 Advanced Threat Protection egy párszáz forintos bővítmény, amellyel a komplexebb célzott malware-ek, zsarolóvírusok is kivédhetők. A Microsoft 365 Business csomag tartalmazza ezt is, és az O365 Vállalati Prémium szolgáltatásokat is - de még ezen felül további funkciókat ad a mobileszköz menedzsmentre, hozzáférés- és jogosultságkezelésre is. Ezeket kihasználva GDPR-nak megfelelő működés alakítható ki, további IT beruházások nélkül.

Az Microsoft felhőszolgáltatásokból érdemes próbaverziót kérni: 30 napig ingyenesen lehet használni, és ha tetszik, erre lehet építeni a céges működést. A kísérletezéshez magyar nyelvű intuitív kezelőfelület, valamint magyarul és angolul is elérhető háttéranyagok állnak rendelkezésre.
Katona Tamás szerint a siker kulcsa, hogy „hagyni kell a dolgozókat kísérletezni, új megoldásokat kipróbálni, és nem leszerelni minden változtatási ötletet azzal, hogy már évek óta bevált módon így és így csináljuk. Az innovativitás lényege az, hogy folyamatosan próbálkozzanak a vállalkozások, a felhő forradalma pedig arról szól, hogy szinte mindenre található használat alapján fizetendő szolgáltatás a neten, így a legkisebbek is azonnal ugyanazokat az eszközöket használhatják, mint a legnagyobbak.”